Reklamacje związane z międzynarodowym transportem drogowym towarów są nie tylko częścią codziennej praktyki wielu firm, ale też jednym z najważniejszych narzędzi ochrony ich interesów. W przypadku, gdy przesyłka dotrze uszkodzona, niekompletna albo z opóźnieniem, przedsiębiorca musi wiedzieć, jak prawidłowo zgłosić zastrzeżenia wobec przewoźnika. Konwencja CMR precyzyjnie określa, jak i kiedy należy to zrobić. Brak znajomości tych zasad może prowadzić do utraty prawa do odszkodowania, nawet jeśli szkoda faktycznie powstała.
Czym właściwie jest reklamacja na gruncie Konwencji CMR?
Z prawnego punktu widzenia reklamacja to formalne zawiadomienie przewoźnika o niewłaściwym wykonaniu umowy przewozu. Może dotyczyć różnych naruszeń – od uszkodzenia przesyłki, przez jej zaginięcie, aż po opóźnienie dostawy. Reklamacja powinna być skierowana bezpośrednio do przewoźnika, a nie do spedytora czy innego pośrednika, chyba że działa on w imieniu przewoźnika. Celem zgłoszenia nie jest wyłącznie poinformowanie o problemie, ale przede wszystkim zabezpieczenie przyszłych roszczeń.
Kiedy należy zgłosić zastrzeżenia i jak to zrobić, aby były skuteczne?
Kluczowy jest moment zgłoszenia reklamacji. Jeżeli mamy do czynienia z tzw. szkodą jawną – czyli taką, którą można zauważyć przy odbiorze towaru – zastrzeżenia powinny być zgłoszone od razu, najpóźniej przy przyjęciu przesyłki. Brak reakcji w tym momencie oznacza, że powstaje domniemanie, iż towar został odebrany w stanie zgodnym z listem przewozowym. To domniemanie można próbować obalić, ale w praktyce wymaga to bardzo silnych dowodów, a często okazuje się niemożliwe.
W przypadku szkód ukrytych, które ujawniają się dopiero po rozpakowaniu przesyłki, czas na zgłoszenie reklamacji wynosi siedem dni od daty dostawy. Co ważne, termin ten nie obejmuje niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy. W takich sytuacjach forma pisemna jest obowiązkowa. Nie wystarczy zwykły e-mail – konieczny jest podpisany dokument, np. skan pisma, faks lub list. Brak zachowania tej formy skutkuje uznaniem reklamacji za nieskuteczną.
Jeszcze inny reżim obowiązuje przy opóźnieniu dostawy. W takim przypadku uprawniony – nadawca lub odbiorca – ma 21 dni na złożenie pisemnego zastrzeżenia. Tym razem liczy się każdy dzień kalendarzowy, także niedziele i święta. Niezachowanie tego terminu skutkuje wygaśnięciem roszczenia i to bez możliwości jego późniejszego dochodzenia – nawet w formie zarzutu w procesie sądowym.
Czy reklamacja wpływa na przedawnienie roszczenia?
Tak, i to w istotny sposób. Zgodnie z artykułem 32 Konwencji CMR, podstawowy termin przedawnienia wynosi jeden rok. Jeżeli jednak szkoda powstała z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika, termin ten wydłuża się do trzech lat. Skutecznie złożona reklamacja zawiesza bieg tego terminu aż do momentu, gdy przewoźnik udzieli pisemnej odpowiedzi i zwróci załączone dokumenty. Warto podkreślić, że zawieszenie następuje tylko w przypadku pierwszej reklamacji – kolejne, dotyczące tego samego zdarzenia, nie wywołują już tego skutku.
Od kiedy liczy się termin przedawnienia?
Początek biegu terminu zależy od rodzaju roszczenia. W przypadku szkody rzeczowej – czy to częściowego zaginięcia, uszkodzenia czy opóźnienia – liczy się on od dnia wydania przesyłki odbiorcy. Przy całkowitym zaginięciu przesyłki termin rozpoczyna się trzydziestego dnia po planowanej dacie dostawy lub – jeśli nie była ona określona – sześćdziesiątego dnia od przyjęcia przesyłki przez przewoźnika. W innych sytuacjach, np. dotyczących kosztów dodatkowych, termin przedawnienia liczony jest od upływu trzech miesięcy od dnia zawarcia umowy przewozu.
Jakie są najczęstsze błędy po stronie przedsiębiorcy?
Z perspektywy praktyki kancelaryjnej najczęściej spotykanym problemem jest zbyt późne zgłoszenie zastrzeżeń lub ich skierowanie do niewłaściwego podmiotu. Często też reklamacja zostaje złożona w formie nieodpowiadającej wymaganiom Konwencji, co powoduje, że mimo podjęcia działania nie wywołuje ono żadnych skutków prawnych. Zdarza się również, że przedsiębiorcy nie mają świadomości, iż ich działania – lub ich brak – mogą skutkować wygaśnięciem roszczenia. Niejednokrotnie dowiadują się o tym dopiero w momencie, gdy sprawa trafia do sądu i jest już za późno na skuteczne dochodzenie swoich praw.
Dlaczego warto działać szybko i zgodnie z procedurą?
Prawidłowo złożona reklamacja nie tylko zwiększa szanse na pozytywne zakończenie sporu, ale też pozwala zabezpieczyć termin do wytoczenia powództwa. Daje to czas na negocjacje, ewentualne postępowanie likwidacyjne i ocenę skali szkody. Firmy, które mają wdrożone procedury odbioru towaru i jasne zasady dokumentowania uszkodzeń, są w stanie znacznie skuteczniej dochodzić swoich roszczeń.
W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z adwokatem lub radcą prawnym. Często bowiem jedno pismo może przesądzić o wyniku sprawy.
Weronika Kiełbasa
Aplikant adwokacki
Email: biznesprawnik@turcza.com.pl
Specjalizuje się w prawie własności intelektualnej, autorskim oraz mediach i reklamie, a swoje doświadczenie zawodowe zdobywała, wspierając klientów m.in. sporach sądowych.
