Zawieranie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

Powszechnym zwyczajem jest, że wszelkie umowy – niezależnie od stron – zawierane są w formie pisemnej, bądź ustnej. Niemniej, ustawa z dnia 16 listopada 2022 roku o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów umożliwiła obsługiwanie określonych stosunków zobowiązaniowych – pomiędzy wyliczonymi w tej ustawie podmiotami –  za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, co ma w szczególności usprawnić ich funkcjonowanie.

Jakie umowy mogą być zawierane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego?

Ustawodawca wprowadził możliwość obsługi w systemie teleinformatycznym umów zlecenia, umów o świadczenie usług, umów o pracę oraz umów uaktywniających tj. opieki przez nianię nad dziećmi na podstawie umowy o świadczenia usług. 

Kto może być stroną umowy obsługiwanej przy użyciu systemu teleinformatycznego?

Uprawnienie do zawarcia umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przysługuje małym podmiotom takim jak mikroprzedsiębiorcy, podmiotom niebędącym mikroprzedsiębiorcą zatrudniającym nie więcej niż dziewięć osób, rolnikom oraz osobą fizycznym.

Jakie czynności mogą być realizowane podczas obsługi umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego?

System teleinformatyczny obsługujący wspomniane umowy umożliwia:

1. zawarcie umowy,
2. zmianę umowy,
3. rozwiązanie umowy,
4. obsługę wygaśnięcia umowy,
5. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi,
6. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji,
7. wydanie świadectwa pracy,
8. dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy,
9. obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy oraz niani,
10. przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Cel zawierania umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

Wejście w życie wspomnianej ustawy ma na celu, w szczególności usprawnienie organizacji po stronie zlecającego. Podmioty, które zdecydują się na obsługiwanie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zyskają narzędzie do ich kompleksowego prowadzenia tj. zawierania, przechowywania, udostępniania, a także archiwizacji. Ponadto, możliwe będzie dokonywanie zgłoszeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: „ZUS”), obsługiwanie korespondencji z ZUS, naliczanie składek na ubezpieczenie, wyrejestrowanie z ZUS oraz naliczanie podatku dochodowego. W rezultacie dojdzie do skrócenia przez ww. podmioty realizacji niezbędnych formalności.

*    *    *

Kancelaria świadczy usługi na rzecz przedsiębiorców w szczególności  poprzez wdrażanie odpowiednich procedur, przygotowywanie oraz aktualizowanie niezbędnej dokumentacji oraz informowanie o bieżących zmianach w prawie w tym zakresie.