W jaki sposób zawiadamiać wspólników w spółce z o.o. o organizowanym zgromadzeniu wspólników tak by nikt nie mógł podważyć podjętych uchwał?

Jedną z najcięższych czynności mogących stwarzać problemy w bieżącym funkcjonowaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to zwołanie wspólników na zgromadzenie wspólników. Zgodnie z art. 238 KSH zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Przepisy KSH nie regulują sposobu obliczania terminów, w związku z czym, w tym zakresie, odpowiedzi na powyższe należy szukać w przepisach KC. Art. 112 KC wskazuje, że termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Obliczając termin wlicza się dzień wysłania zaproszeń, a termin dwutygodniowy musi upłynąć w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia (tak SN w Wyroku z dnia 8 lutego 2008 r.
w sprawie o sygn. akt: I CSK 399/07).

Podkreślić należy, że zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Co więcej, w zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Natomiast w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Zgodnie z art. 235 KSH zwoływanie zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników należy, co do zasady, do kompetencji zarządu spółki. Poza zarządem spółki z o.o. zgromadzenie wspólników zwołać może rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna, o ile organy te zostały w danej spółce ustanowione. Umowa spółki nie może wyłączać ani ograniczać uprawnienia rady nadzorczej i komisji rewizyjnej do zwoływania zgromadzeń wspólników.

Podkreślić również należy, że umowa spółki może przyznać innym osobom uprawnienie do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w przepisach KSH lub w umowie spółki. Uprawnienie to może obejmować kompetencję do zwołania nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, jeżeli osoba uprawniona w umowie spółki do zwołania uzna to za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez tą osobę.

Wskazać należy, że przepisy KSH szczegółowo regulują kwestię zwołania wspólników na zgromadzenia wspólników, a wszelkie nieprawidłowości w zwoływaniu zgromadzenia wspólników, podobnie jak i inne uchybienia w podejmowaniu uchwały mające charakter wyłącznie formalny, mogą stanowić skuteczną podstawę żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpłynęła na jej treść (tak m. in. SN w Wyroku z dnia 26 marca 2009 roku w sprawie o sygn. akt: I CSK 253/08).

Tym nie mniej, podkreślić należy, że wiążące uchwały można podjąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. W takim przypadku nie ma obawy o ewentualną możliwość żądania przez wspólników stwierdzenia nieważności uchwały związaną z nieprawidłowością w zwoływaniu zgromadzenia wspólników.