Ustawa o sygnalistach a obowiązek wprowadzenia przez pracodawców procedur zgłoszeń wewnętrznych

USTAWA O OCHRONIE OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH NARUSZENIA PRAWA STANOWI AKT PRAWNY, KTÓRY W NAJBLIŻSZYM CZASIE WEJDZIE W ŻYCIE I ZOBLIGUJE WIELU PRACODAWCÓW DO PODJĘCIA DZIAŁAŃ ZMIERZAJĄCYCH DO WDROŻENIA W ICH ZAKŁADZIE PRACY PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH PRZEZ TZW. SYGNALISTÓW. WARTO ZATEM PRZYGOTOWAĆ SIĘ ZAWCZASU, ABY UNIKNĄĆ NIERAZ TO OGROMNYCH KAR FINANSOWYCH.

CEL USTAWY

Celem ustawy jest zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania organizacji, przeciwdziałania i zwalczania wszelkich nieprawidłowości związanych z funkcjonowaniem organizacji, jak również dbałości o interesy przedsiębiorcy i zakładu pracy, niezależnie od źródeł obowiązku w prawie krajowym bądź w prawie europejskim, procedurach wewnętrznych przedsiębiorcy oraz stworzenie kultury odpowiedzialności w organizacji oraz uregulowanie procesu zgłaszania oraz wyjaśniania zgłoszonych nieprawidłowości.

KOGO BĘDĄ OBOWIĄZYWAŁY PRZEPISY USTAWY

Przepisy ustawy po jej wejściu w życie będą obowiązywały podmioty w sektorze prywatnym, które zatrudniają więcej niż 250 pracowników. Jeżeli chodzi z kolei o podmioty zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników, postanowienia wspomnianej ustawy będą miały zastosowanie w stosunku do nich od dnia 18 grudnia 2023 roku.

KIM JEST SYGNALISTA

Sygnalistą czyli podmiotem uprawnionym do zgłaszania naruszeń prawa, w rozumieniu ustawy, może być: pracownik; były pracownik; osoba ubiegająca się o zatrudnienie w danym zakładzie pracy, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy; osoba która świadczy pracę na innej podstawie niż umowa cywilnoprawna; przedsiębiorcy; akcjonariusze lub wspólnicy; członkowie organów osoby prawnej; osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; stażyści oraz wolontariusze.

Przy czym, pracodawca nie jest zobligowany umożliwiać wszystkim wyżej wskazanym podmiotom uprawnień jakie przysługują sygnaliście w rozumieniu ustawy, o czym mowa w dalszej części artykułu.

OBLIGATORYJNE OBOWIĄZKI, KTÓRE BĘDZIE MUSIAŁ SPEŁNIĆ PRACODAWCA

W świetle przepisów ustawy, która w najbliższym czasie wejdzie w życie, na pracodawcę spadnie wiele obowiązków związanych z zastosowaniem stosownej procedury w prowadzonym przez niego zakładzie pracy. Głównym z nich będzie obligatoryjne wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który to określi, w szczególności podmioty uprawnione do dokonywania zgłoszeń, sposób przekazywania zgłoszeń zawierających informacje o naruszeniu prawa, procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz dalszego postępowania z nimi, a także działania następcze jakie będą podejmowane przez pracodawcę w przypadku stwierdzenia zasadności dokonania zgłoszenia.

Ponadto, do innych istotnych obowiązków jakie będą obarczały pracodawcę zaliczyć należy również konieczność prowadzenia przez pracodawcę rejestru zgłoszonych naruszeń, niezależnie od tego czy zgłoszenia zostały uznane za zasadne czy też nie, a także wyczerpujące poinformowanie sygnalisty co do możliwości zgłaszania naruszeń również za pośrednictwem kanału zewnętrznego tj. do organów publicznych oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

JAKI WYBÓR MA PRACODAWCA

Ustawa przewiduje również alternatywne uregulowania u danego pracodawcy – według jego uznania.  Jednym z nich jest możliwość odstąpienia przez pracodawcę od możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych. Jeżeli więc przedsiębiorca podejmie decyzję, że każdy sygnalista przy dokonywaniu zgłoszenia naruszeń jest zobowiązany wskazać swoje personalia, taka informacja obligatoryjnie musi wynikać z treści regulaminu. Inną z możliwości jest swobodny wybór przez pracodawcę osób, które mogą być sygnalistami i dokonywać zgłoszeń naruszeń prawa. Pomimo tego, ze ustawa zawiera katalog podmiotów uprawnionych, pracodawca może go ograniczyć wyłącznie do pracowników oraz osób ubiegających się o pracę w jego zakładzie pracy. Nie wyklucza to jednak możliwości uprawnienia innych osób według własnego uznania.

PIERWSZA KARA NA GRUNCIE OCHRONY SYGNALISTÓW

We Włoszech w dniu 10 czerwca 2021 roku doszło do wymierzenia spółce zarządzającej portem lotniczym w Bolonii kary pieniężnej w kwocie 40 000 euro. Więcej szczegółów odnośnie podstaw wymierzenia kary znajdziesz w artykule pt. pierwsza kara na gruncie ochrony sygnalistów. (link)

Kancelaria TURCZA przeprowadza kompleksowe wdrożenia w zakresie compliance, w tym również w obszarze ochrony sygnalistów. Zachęcamy do kontaktu.