Implementacja „Dyrektywy o ochronie Sygnalistów” oraz nowy standard ISO dotyczący Whistleblowingu

W dniu 17 grudnia 2021 roku upływa termin na implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: Dyrektywa 2019/1937) i choć polski ustawodawca nie wprowadził jeszcze rozwiązana prawnego, które miałoby wdrożyć zapisy zawarte w/w Dyrektywie to należy zaznaczyć, iż Pracodawcy i tak będą podlegać obowiązkom określonym w Dyrektywie 2019/1937, bowiem Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej może postanowić, iż w przypadku braku implementacji Dyrektywy 2019/1937 na czas będzie miała ona bezpośrednie zastosowanie do czasu uchwalenia ustawy krajowej.

W związku z powyższym podmioty zobowiązane do wdrożenia i stosowania procedur związanych z ochroną Sygnalistów powinny odpowiednio wcześniej zadbać o wprowadzenie odpowiednich procedur w swoich zakładach pracy. Należy przypomnieć, iż od 17 grudnia 2021 roku w/w obowiązek został nałożony na podmioty, które zatrudniają więcej niż 250 osób, a w przypadku podmiotów zatrudniających od 50 – 249 pracowników ów obowiązek musi zostać spełniony do 17 grudnia 2023 roku. Rzeczone ograniczenia liczbowe nie mają natomiast zastosowania do podmiotów działających w obszarach narażonych na pranie pieniędzy czy finansowanie terroryzmu, które to są zobowiązane do wdrożenia postanowień Dyrektywy 2019/1937 i stosowania odpowiednich procedur niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

System zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości – wytyczne (oryg. Whistleblowing management  systems –guidelines) może okazać się szczególnie przydatnym dokumentem właśnie teraz, kiedy nie ma jeszcze polskiej ustawy wdrażającej tzw. Dyrektywę whistleblowingową. Wskazuje on bowiem konkretnie sposób utrzymywania systemu zgłaszania oraz opisuje zasady zarządzania nim. Norma ISO 37002 zawiera także wskazówki na temat tego jak dokumentować postępowania, jak szkolić oraz najistotniejsze – w jakim zakresie chronić sygnalistów. Dlatego nowy standard ISO 37002 Whistleblowing management systems – Guidelines, który został opublikowany w lipcu 2021 roku może być pomocnym narzędziem dla podmiotów zobowiązanych do wdrożenia systemu związanego z ochroną Sygnalistów. W w/w dokumencie zawarte zostały ogólne wytyczne dotyczące ustanowienia, wdrożenia i utrzymania efektywnego systemu zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości, opartego na zasadach zaufania, bezstronności i ochrony, składającego się  z następujących czterech etapów:

1. przyjmowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach,
2. ocena zgłoszeń o nieprawidłowościach,
3. reagowanie na zgłoszenia o nieprawidłowościach,
4. zamykanie spraw dotyczących zgłaszania nieprawidłowości.

Wytyczne zawarte w ISO 37002 mają charakter ogólny i w zamierzeniu mają być stosowane we wszystkich organizacjach, niezależnie od ich rodzaju, wielkości, charakteru działalności oraz tego, czy działają w sektorze publicznym, prywatnym czy non-profit. System zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości może być samodzielny lub może być stosowany jako część ogólnego systemu zarządzania – np. ISO 37001, czy też ISO 37301.

Na tę chwilę nie ma planów, by norma dot. systemu dla sygnalistów miała podlegać certyfikacji. Warto jednak zapoznać się z jej treścią podczas wdrażania czy aktualizowania procedur whistleblowingowych. Sam fakt przyjęcia Normy ISO 37002 z pewnością należy uznać za dobry kierunek i potraktować jako ważne wsparcie dla organizacji. Należy się także spodziewać, że narzędzia IT umożliwiające odbiór i zarządzanie zgłoszeniami od sygnalistów, zostaną w jak najszerszym zakresie dostosowane do wytycznych Normy ISO 37002.

Zagadnienia związane z w/w Dyrektywą, ochroną Sygnalistów, czy procedurą zgłaszania nieprawidłowości lub naruszenia prawa zostały omówione szerzej w artykule Whistleblowing w zakładzie pracy w świetle Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.