Biała lista podatników VAT – kto, kiedy i dlaczego powinien się na niej znaleźć?

Z dniem 1 września 2019 roku na mocy ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 roku zmieniającej ustawę o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”) polski ustawodawca wprowadził tzw. Białą listę podatników VAT. Jak stanowi dodany art. 96b w/w ustawy na liście, prowadzonej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w sposób elektroniczny, mają znaleźć się:
• podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, w tym podmioty którym rejestracja została przywrócona;
• podmioty co do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji, albo które zostały wykreślone z rejestru jako podatników VAT.

Głównym założeniem Białej listy jest katalogowanie podatników VAT, obok podstawowych danych w rejestrze będzie widniał także numer rachunku bankowego. Wpłata na inny rachunek będzie podlegała sankcjom, dlatego poniżej przedstawiamy wszystko co powinni Państwo wiedzieć o nowym rozwiązaniu podatkowym.

Należyta staranność w biznesie

Od kilku lat polityka podatkowa polskiego rządu opiera się na działaniach mających na celu uszczelnienie systemu podatkowego, ma to związek z zauważalnym na terenie Unii Europejskiej nasilenia wykorzystywania podatku VAT do popełniania czynów przestępczych. Sposobem na uniknięcie negatywnych skutków swojej działalności ze strony organów skarbowych jest tzw. zachowanie należytej staranności w kontaktach biznesowych, jednak stwierdzenie to budzi wiele wątpliwości głównie z uwagi na brak jego legalnej definicji. Mając na uwadze powyższe 25 kwietnia 2018 roku Ministerstwo Finansów wydało dokument o nazwie „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”, w której objaśniło na czym polegać ma „należyta staranność”. Na liście czynności jakie przedsiębiorcy powinni dokonać przed przystąpieniem do transakcji znalazły się m.in. weryfikacja rejestracji kontrahenta w KRS lub CEIDG, rejestracji kontrahenta jako czynnego podatnika VAT, posiadania przez kontrahenta wymaganych koncesji i pozwoleń, odnotowania kontrahenta przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w wykazie podmiotów które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru podatników VAT lub które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego, osób podpisujących umowy w zakresie ich umocowania do zawierania transakcji w imieniu kontrahenta.
Wielość czynności jakich powinien dopełnić przedsiębiorca by uwolnić się od ewentualnej odpowiedzialności za przestępstwa dotyczące VAT-u, skłoniły ustawodawcę do wprowadzenia jednego rejestru – właśnie Białej Listy, gdzie mają być zawarte wszelkie informacje, które należy zweryfikować przed dokonaniem transakcji.

Udostępniane informacje

Oprócz wspomnianego numeru rachunku bankowego na Białej liście pojawią się również:

• nazwa (firma) lub imię i nazwisko;
• numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• numer REGON, o ile został nadany;
• numer PESEL, o ile podmiot posiada;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Publiczny charakter

Biała lista jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szef KAS), jest dostępna dla wszystkich na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Biała Lista funkcjonuje od 1 września 2019 roku, Szef KAS wszystkie dane które miały się na niej znaleźć pobrał z dostępnych rejestrów publicznych, dlatego podatnicy VAT nie musieli wypełniać żadnych dodatkowych wniosków. Jeżeli dane zamieszczone na Białej Liście są niepoprawne, zainteresowany podmiot ma możliwość złożenia wniosku o ich usunięcie lub sprostowanie. Wnioski należy kierować do Szefa KAS. Podmioty w rejestrze można wyszukiwać podając numer NIP, REGON, numer konta, a nawet wystarczy wpisać fragment nazwy podmiotu – minimum 5 znaków.

Numer konta

Numery kont bankowych widniejących na Białej Liście są to tzw. rachunki rozliczeniowe. Numery kont bankowych są publikowane jedynie w odniesieniu do zarejestrowanych podatników VAT lub tych który zostali do niego przywróceni. Konta widniejące na Białej Liście są to te same rachunki zgłoszone do urzędu skarbowego w zgłoszeniu aktualizacyjnym bądź identyfikacyjnym.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 roku jeśli kontrahenci między sobą dokonają płatności na rachunek inny niż ten wskazany na Białej Liście kwotę powyżej 15 tys. zł mogą narazić się na konsekwencje:

• takiej transakcji nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w tej części w jakiej kwota ta przekroczy 15 tys. zł, przy tym nie będzie miało znaczenia że płatność zostanie podzielona na kilka płatności w niższych sumach;
• pozostaje ryzyko odpowiedzialności solidarnej z partnerem biznesowym za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będzie istniała możliwość uwolnienia się od tej odpowiedzialności, jeżeli najpóźniej w terminie 3 dni od wykonania przelewu na numer rachunku bankowego spoza listy, poinformujesz naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Treść zawiadomienia musi zawierać przynajmniej następujące elementy:

• wskazanie nazwy oraz adresu siedziby spółki, a w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną imię, nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług,
• dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwa albo nazwisko i imię oraz adres),
• numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, oraz wysokość należności zapłaconej na ten rachunek, a także dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

Aktualizacja danych

Biała Lista będzie aktualizowana każdego dnia roboczego, dlatego informacje w tym rejestrze powinno sprawdzać się w dniu wykonania przelewu. Dodatkowo strona internetowa z rejestrem posiada możliwość wydrukowania potwierdzenia danych na dzień ich weryfikacji.

Sankcje zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 transakcje wykonane na inne numery rachunków do 31 grudnia 2019 roku nie będą sankcjonowane.

Podsumowanie

Biała Lista w założeniu ma być kompleksowym rejestrem, który ułatwi podatnikom sprawniejszą weryfikację oraz odpowiedni dobór kontrahentów. Należy jednak mieć na uwadze restrykcyjne sankcje, które niesie za sobą wykorzystanie innego numeru rachunku bankowego. Pomimo tego, iż sankcjonowanie takiego zachowania zacznie obowiązywać dopiero z początkiem nowego roku, warto korzystać z rejestru już dziś.