Wyjazd integracyjny a czas pracy pracownika

Częstym problemem poruszanym przy tematyce wyjazdów integracyjnych jest kwestia rozliczania czasu pracy pracowników w nim uczestniczących. Przy rozważaniach na ten temat rozróżnić sytuacje wyjazdów, które mają charakter obowiązkowy, a udział w nich wynika z otrzymanego polecenia pracodawcy, od wyjazdów w których udział jest całkowicie dobrowolny i zależy od decyzji pracownika.

Obowiązkowy wyjazd integracyjny

Obowiązkowy wyjazd integracyjny będzie traktowany jako podróż służbowa. Podróż służbowa to wykonywanie poleceń pracodawcy poza miejscem, w którym standardowo pracownik świadczy swoją pracę. W konsekwencji obowiązkowe zajęcia zorganizowane przez pracodawcę podczas takiego wyjazdu w normalnych godzinach pracy będą wliczone do czasu pracy tego pracownika. Natomiast aktywności wymagane w godzinach wypadających poza zwyczajowym czasem pracy będą kwalifikowane jako praca w nadgodzinach. Powyższe wynika wprost z treści art. 100 Kodeksu pracy, który mówi o tym, że pracownik ma obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy, niezależnie od tego, czy dotyczą one świadczenia pracy, czy tez chociażby odbycia szkolenia w celu podwyższenia kwalifikacji czy zdobycia nowych umiejętności.

Część fakultatywna wyjazdu o charakterze obowiązkowym

Natomiast należy rozróżnić zajęcia w jakich uczestniczą pracownicy w czasie takiego wyjazdu. Jeżeli podczas wyjazdu oprócz obowiązkowych szkoleń przewidziana jest rekreacyjna, w której udział jest dobrowolny i każdy z pracowników może swobodnie dysponować swoim czasem, to taka część wyjazdu integracyjnego nie zostanie zakwalifikowana jako czas pracy. W tym miejscu można wskazać przykład wyjazdu do Białki Tatrzańskiej, który w swoim programie przewidywał obowiązkowe szkolenia prowadzone dla pracowników w godzinach 8:30 – 15:00, natomiast po szkoleniach program zawierał czas wolny, w którym dla chętnych czekały wejściówki do saun i basenów bądź lekcje narciarstwa z instruktorem. Przy takim planie wyjazdu czas spędzony przez pracowników na szkoleniach zostanie potraktowany jako czas pracy, natomiast czas jaki pracownicy spędzą w basenie bądź na stoku nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Dzieje się tak dlatego, że udział w zajęciach fakultatywnych nie jest wykonywaniem zleconych zadań i ma na celu wyłącznie rekreację.

Kolejnym ważnym elementem będzie sposób rozliczania godzin spędzonych na szkoleniu, w porównaniu do obowiązującego pracownika czasu pracy. Należy zaznaczyć, że w podróży służbowej czasem pracy jest czas odpowiadający normalnym godzinom pracy zatrudnionych oraz czas poświęcony na wykonywanie zadań, przypadający poza standardowymi godzinami. Wynika z tego, że nawet jeżeli czas szkoleń był krótszy niż zwyczajowy czas pracy to wymiar tygodniowego czasu pracy w którym odbył się wyjazd integracyjny nie ulegnie pomniejszeniu.

Czas podróży

Przyjmuje się, iż czas podróży służbowej rozpoczyna się w chwili rozpoczęcia podróży do miejsca, gdzie ma się ona odbywać, a kończy z chwilą powrotu do miejsca stałego wykonywania pracy. Oznacza to, że do czasu delegacji wlicza się także czas samej podróży. Jednak czas podróży nie będzie zaliczany do czasu pracy, chyba że przejazd odbywa się w normalnych godzinach pracy lub w czasie podróży pracownicy są zobowiązani wykonywać jakąś pracę np. stworzyć raport.

Wyjazd w weekend – podstawą do ustalenia nadgodzin

W przypadku, gdy obowiązkowe szkolenie organizowane przez pracodawcę przypada w weekend, wówczas okres takiego wyjazdu wlicza się do czasu pracy i może być podstawą do ustalenia nadgodzin. Przyjmując, iż standardowo pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, to w sytuacji gdy w sobotę i niedzielę uczestniczył w obowiązkowym wyjeździe integracyjnym będzie przysługiwała mu rekompensatę za pracę ponadwymiarową. Wówczas za sobotę pracownikowi przysługuje inny dzień wolny w uzgodnionym z pracodawcą terminie z prawem do normalnego wynagrodzenia, natomiast za niedzielę również przysługuje dzień wolny lub wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Czas na odpoczynek również w czasie wyjazdu integracyjnego

Kolejne nasuwające się w tym temacie pytanie to kwestia prawa do nieprzerwanego ośmiogodzinnego odpoczynku nocnego. Nieraz może zdarzyć się tak, że z wyjazdu integracyjnego pracownicy wracają do domu późnym wieczorem bądź nawet w godzinach nocnych, a następnego dnia powinni pojawić się w pracy o godzinie 8:00 rano. W takich sytuacjach pracownicy powinni dopełnić obowiązku ośmiogodzinnej przerwy w pracy, tj. zacząć pracę później następnego dnia. W takiej sytuacji poranną nieobecność pracodawca powinien zakwalifikować jako nieobecność płatną usprawiedliwioną zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U.2014.poz.1632).

Wyjazd nieobowiązkowy

Komplikacje pojawiają się przy nieobowiązkowych wyjazdach integracyjnych. Pewne jest, że taki dobrowolny wyjazd mimo, że będzie organizowany przez pracodawcę nie zostanie potraktowany jako podróż służbowa. W trakcie wyjazdu bowiem pracownicy nie będą wypełniać poleceń przełożonego. Jeżeli taki wyjazd zostanie wyznaczony na dni wolne od pracy, np. w weekend pracownikom nie będzie się należeć wynagrodzenie ani żadne dodatkowe diety. W zamian za czas spędzony na wyjeździe pracownicy nie otrzymają innego dnia wolnego, a sam wyjazd będzie traktowany jako odpoczynek od pracy. Taka analiza jest zgodna z art. 2 pkt 2 dyrektywy nr 88 z 2003 r. Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. (Dz. U. UE. L. Nr 299, poz. 9), który wskazuje, że okresem odpoczynku jest każdy czas, który nie jest czasem pracy.

Wątpliwości związane z wynagrodzeniem

Kwestą sporną pozostaje jednak prawo do wynagrodzenia jeżeli taki wyjazd jest dobrowolny, ale przypada na dni, w które normalnie pracownicy świadczyliby pracę zgodnie z postanowieniami umowy o pracę. Na to zagadnienie nie ma jednej dobrej i właściwej odpowiedzi. Patrząc jednak na różne głosy w doktrynie i literaturze przedmiotu uznać należy, że takie wynagrodzenie będzie się pracownikom należeć.

Podsumowanie

Podsumowując każdy pracodawca planując wyjazd integracyjny dla swoich pracowników powinien wybrać termin weekendowy bądź rozważyć przydzielenie puli 1–2 dni płatnych urlopów ponad normy wynikające z umowy o pracę, właśnie na poczet wykorzystania ich podczas takiego wyjazdu, aby uniknąć błędów w ewidencji czasu pracy i dokonywania ewentualnych korekt.