Dane osobowe to nie tylko dane przetwarzane w formie papierowej czy elektronicznej, ale również pliki monitoringu wizyjnego, zainstalowanego w zakładzie pracy, utrwalające wizerunek pracowników oraz osób trzecich. W konsekwencji, legalne korzystanie z nich warunkowane jest zgodnością praktyk pracodawcy z obowiązującymi przepisami prawa regulującymi obszar ochrony danych osobowych. Wychodząc na przeciw licznym zapytaniom naszych Klientów postanowiliśmy przybliżyć Państwu tematykę dotyczącą zakładowego monitoringu wizyjnego, w szczególności w odniesieniu do obowiązków pracodawcy oraz realizacji uprawnień określonych w RODO przez osoby, których dane osobowe są przetwarzane.
Kamery w miejscu pracy
W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, że przepisy RODO nie regulują wprost kwestii zastosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Zagadnienie to zostało doprecyzowane przez krajowego ustawodawcę w znowelizowanej ustawie z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000, dalej jako: „u.o.d.o.”), dodającej do Kodeksu pracy art. 222 (Art. 222 dodany do Kodeksu Pracy przez art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U.2018 poz. 1000) , który wszedł w życie dnia 25 maja 2018 r.)
Zgodnie z treścią powołanego przepisu, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli jest to niezbędne do:
a) zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
b) ochrony mienia;
c) kontroli produkcji;
d) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Co istotne, monitoring wizyjny co do zasady nie może obejmować:
a) pomieszczeń;
b) szatni;
c) stołówek;
d) palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Powyższa reguła doznaje wyjątku jeśli stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów, dla jakich monitoring został wprowadzony na terenie zakładu, i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Zarówno cele, zakres jak i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego należy rzetelnie i precyzyjnie określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy (jeśli takowe funkcjonują u danego pracodawcy). Wprowadzenie monitoringu powinno zostać poprzedzone poinformowaniem pracowników o tym fakcie w sposób przyjęty u danego pracodawcy, najpóźniej na 2 tygodnie przed planowanym terminem jego uruchomienia. Dobrą praktyką będzie podpisanie przez pracowników oświadczenia potwierdzającego fakt zapoznania się z treścią ogłoszenia. Oświadczenie takie warto przedstawiać każdorazowo nowozatrudnionym pracownikom, a podpisane dokumenty załączać do akt pracowniczych. W ten sposób pracodawca nie tylko uzyskuje pewność, że pracownicy przyjęli do wiadomości fakt oraz zasady wprowadzenia monitoringu wizyjnego, ale jednocześnie realizuje zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO.
Z praktycznego punktu widzenia istotnym jest, aby zarówno pomieszczenia, jak i teren monitorowany zostały oznaczone w sposób czytelny i widoczny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
Monitoring wizyjny a okres przechowywania danych osobowych
Znowelizowana ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza ograniczenie w zakresie okresu przechowywania nagrań obrazu do max. 3 miesięcy licząc od dnia nagrania. Przy czym, jeśli pliki monitoringu wizyjnego stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić taki dowód (np. na skutek ujawnienia kradzieży na terenie zakładu), w/w czas ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.
Liczne wątpliwości budzi kwestia realizacji prawa do bycia zapomnianym przez osoby postronne, niebędące pracownikami, które zostaną zarejestrowane na nagraniu kamery monitoringu. Zgodnie z RODO, w przypadku zgłoszenia przez osobę udostepniająca dane osobowe w/w uprawnienia, powinno zostać ono spełnione przez administratora danych (w tym wypadku: pracodawcę) niezwłocznie. W praktyce czas reakcji pracodawcy determinowany jest przede wszystkim techniką, w jakiej rejestrowane są pliki wizyjne. Nierzadko bowiem kamery monitoringu pracują w trybie ciągłym (np. 30-dniowym), co czyni praktycznie niemożliwym usunięcie nagrania konkretnej osoby bez jednoczesnego usunięcia nagrania z całego cyklu. Nowe przepisy wprowadzone do kodeksu pracy mocą ustawy o ochronie danych osobowych przychodzą z pomocą pracodawcy – w przypadku zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych z nagrania monitoringu moment jego realizacji przez administratora danych osobowych może zostać odroczony do czasu zakończenia pełnego trybu rejestracji (przy założeniu, że nagrania obejmują okres nie dłuższy niż 3 miesiące).
Inne rodzaje monitoringu
W uzupełnieniu warto wspomnieć, że sprawowanie kontroli nad pracownikami może przybrać również inne niż monitoring wizyjny formy nadzoru, np. monitoring rozmów telefonicznych pracowników, przeglądanych stron internetowych czy służbowej poczty elektronicznej. Również do tych form zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu Pracy (zob. art. 223 § 4 k.p.).
Warto podkreślić, że wprowadzenie monitoringu – bez względu na jego formę – nie wymaga co do zasady zgody pracownika, jeśli służyć ma on celom określonym w ustawie, tj. m.in. zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników. W przypadku zamiaru wprowadzenia monitoringu pomieszczeń objętych ogólnym ustawowym wyłączeniem, dobrą praktyką jest, aby – obok zaistnienia przesłanki szczególnych okoliczności, o których mowa w artykule – pracodawca uzyskał od pracowników dodatkową zgodę na sprawowanie nadzoru również w tym zakresie. Jest to jednak, jak wcześniej wspomniano, zalecenie, nie zaś obowiązek pracodawcy.
Autorzy: |
Marta Rabe-Kozłowska
Radca Prawny
Email: m.rabe-kozlowska@turcza.com.pl
Mec. Marta Rabe-Kozłowska jest specjalistką z zakresu prawa spółek handlowych, prawa gospodarczego, prawa cywilnego oraz legal english.
