Kontrola Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów – cz. 2

W nawiązaniu do Części I artykułu, kontrola pracowników Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) to niezapowiedziana wizyta w siedzibie przedsiębiorstwa, mająca na celu sprawdzenie czy podejmowane przez podmiot kontrolowany działania nie naruszają prawa konkurencji. Kontrola zwykle przeprowadzana jest przez kilkuosobowy zespół urzędników i może zostać przeprowadzona u każdego przedsiębiorcy.

Kontrolę upoważnionych pracowników Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Inspekcji Handlowej można umownie podzielić na trzy etapy:

1) Etap I– przybycie upoważnionych urzędników do siedziby przedsiębiorstwa
2) Etap II – właściwa kontrola
3) Etap III – zakończenie kontroli

Etap I

Na początku należy jeszcze raz podkreślić, że wizyta pracowników UOKiK jest wizytą niezapowiedzianą! Kontrolowany podmiot nie jest zawiadamiany o jej terminie, a kontrolujący zjawiają się w siedzibie przedsiębiorstwa najczęściej w grupie liczącej od 3 do 7 osób, często w asyście Policji. Wezwanie odpowiednich służb ma na celu wywołanie pewnego efektu psychologicznego i trzeba być na to przygotowanym.

Należy pamiętać, że pierwsze wrażenie może rzutować na dalszy przebieg kontroli, dlatego tak ważne jest, aby zachować spokój! Działania, takie jak „bieganie” po firmie czy niszczenie lub przenoszenie dokumentów, mogą nie tylko skutkować wywołaniem podejrzeń wśród kontrolujących, ale również nałożeniem dotkliwych sankcji. Kontrolujący będą bacznie obserwować zachowanie każdego z pracowników Twojej firmy.

W pierwszej kolejności pracownik recepcji/sekretariatu niezwłocznie, w uprzednio ustalony sposób, informuje osoby wyznaczone do koordynowania kontroli (tzw. „contact person”). Następnie osoba ta powinna zweryfikować wydane przez Prezesa UOKiK upoważnienie oraz tożsamość kontrolujących. Po sprawdzeniu powyższych informacji należy zaprosić kontrolujących do pustego, wcześniej znanego i przygotowanego pomieszczenia bez zbędnej zwłoki.

Etap II

Na tym etapie rozpoczyna się już właściwa kontrola. Jednakże zanim pracownicy UOKiK rozpoczną wykonywanie przewidzianych przez przepisy ustawy czynności kontrolnych, należy każdemu z upoważnionych kontrolujących przydzielić osobę, która będzie aktywna przez cały czas trwania kontroli i będzie odnotowywała wszystkie czynności, przeglądane i kopiowane dokumenty przy jednoczesnym szybkim reagowaniu na wszelkie działania kontrolerów (tzw. „shadowing”).

W trakcie wizyty urzędników w siedzibie przedsiębiorstwa na kontrolowanym podmiocie gospodarczym ciąży obowiązek aktywnej współpracy. Co do zasady kontrolujący są upoważnieni do żądania wszystkich dokumentów dotyczących kontrolowanego podmiotu, w tym danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Nie mniej jednak, w celu ochrony wrażliwych danych przed osobami trzecimi, podmiot kontrolowany może oznaczyć, które dokumenty mają charakter tajny. W toku kontroli urzędnicy mogą również plombować oraz pieczętować poszczególne pomieszczenia, szafki lub urządzenia oraz „przesłuchiwać” osoby, które są uprawnione do reprezentowania przedsiębiorstwa oraz upoważnionych pracowników. Należy pamiętać, że za utrudnianie przebiegu kontroli oraz zerwanie plomb/pieczęci grożą wysokie sankcje finansowe – o czym należy poinformować cały personel.

Etap III

Ostatni etap sprowadza się głownie do udziału przedsiębiorcy oraz pracowników UOKiK lub Inspekcji Handlowej w spotkaniu końcowym. Podczas spotkania kompleksowo omawiany jest przebieg kontroli, a kontrolujący wyjaśniają kontrolowanemu jakie kroki zostaną następnie podjęte.

Podsumowanie

Chcąc ograniczyć ryzyko otrzymania wysokich kary grożących za utrudnianie kontroli, organy zarządzające oraz pracownicy przedsiębiorstwa powinni wiedzieć jak zareagować w przypadku niezapowiedzianej wizyty urzędników UOKiK. Dobrą praktyką byłoby więc przygotowanie instrukcji postępowania w przypadku niezapowiedzianej kontroli tzw. Manual (i uzyskanie pisemnego zobowiązania pracowników, że będą się do niej stosować). Instrukcja taka powinna zawierać wskazówki dotyczące postępowania w trakcie przeprowadzanej kontroli. Pracownicy powinni dowiedzieć się z niej między innymi, że: nie wolno zabraniać ani opóźniać urzędnikom wejścia do siedziby przedsiębiorstwa, czy w inny sposób utrudniać kontrolę, należy natomiast zachować spokój oraz odpowiadać na pytania konkretnie, zgodnie z prawdą. Odmowa odpowiedzi na pytania kontrolerów jest możliwa jedynie w ściśle określonych przypadkach jak np.: niewłaściwie sformułowane pytanie, czy brak stosownego pouczenia, dlatego warto w tym zakresie zaangażować profesjonalną asystę prawną, co może ułatwić przebieg przesłuchania.

Dodatkowo, celem lepszego przygotowania się do wizyty pracowników UOKiK, podmiot kontrolowany powinien zapoznać się również m.in. z listą uprawnień przysłuchujących podmiotowi kontrolującemu – o czym była mowa w pierwszej części niniejszego artykułu.